Neste artigo vamos compartilhar com você algumas dicas de como realizar uma mudança comercial de pequenos e médios volumes para outro local dentro da sua própria cidade ou intermunicipal. Perto ou longe algumas coisas são básicas para todos os tipos de mudança.
Mover sua empresa para uma nova sede é um processo de várias etapas que requer um planejamento cuidadoso e preparação para executar o plano. Como em qualquer projeto importante ou grandioso, é melhor dividir a carga de trabalho e atribuir tarefas específicas a diferentes pessoas, então contar com seus funcionários ou com profissionais contratados é fundamental. Iniciar o processo cedo e manter a comunicação aberta e frequente são as chaves para uma mudança bem-sucedida e menos estressante para todos os envolvidos
Criar uma linha do tempo
Crie uma linha do tempo que inclua todos os estágios essenciais da sua mudança comercial. Para garantir que o cronograma seja viável, discuta o plano com todos os membros da equipe envolvidos. Seja realista sobre quanto tempo você precisará. Um escritório pequeno pode precisar de pelo menos três meses para se preparar, enquanto um escritório de médio a grande porte pode precisar planejar por seis a oito meses ou mais. De qualquer forma, a chave é iniciar o mais cedo possível.
Projete o novo espaço
O próximo passo é coletar todas as informações disponíveis no novo espaço. Tente obter plantas ou um layout para poder identificar os principais componentes, como tomadas elétricas, espaço de armazenamento e começar a projetar o novo layout de escritório. Também é uma boa ideia ter também o desenho do layout geral do seus espaço atual para poder comparar os dois. Se houver áreas no escritório atual que não estão funcionando, identifique-as agora para que os mesmos problemas possam ser evitados em seu novo espaço.
Equipe em movimento
Para escritórios de médio a grande porte, nomeie alguém (ou peça voluntários) de cada departamento ou divisão para coordenar sua área específica. Isso pode ser atribuído ao supervisor ou gerente do departamento, que pode garantir que cada funcionário se responsabilize por embalar sua mesa, arquivos e itens pessoais. Para escritórios menores, você pode estar sozinho. Nesse caso, identifique algumas pessoas importantes que podem ajudar na coordenação da mudança.
Mesmo que o serviço de empacotamento seja contratado junto da empresa que realizará a mudança, será necessária a orientação aos profissionais que irão fazer o trabalho para identificação dos itens.
Realizar reuniões regulares
Em sua programação, defina reuniões regulares para discutir a mudança e seu progresso com todos os funcionários. É importante manter todos informados e reservar tempo para abordar as preocupações e comentários dos funcionários. A mudança é estressante para todos os envolvidos e pode ser mais estressante se as decisões não forem adequadamente comunicadas.
Determine seu orçamento
Se você tiver um valor de orçamento específico atribuído à sua mudança, é importante identificar os custos antes de contratar a transportadoras ou mesmo antes de embalar a primeira caixa.
Atribuir tarefas
Faça com que sua equipe de mudança crie uma lista de tarefas que precisam ser concluídas nas semanas anteriores à sua mudança e verifique se as tarefas foram adicionadas à linha do tempo / cronograma. Pergunte a cada gerente ou supervisor de departamento o que é exigido em sua área, que pode incluir prestadores de serviços especializados, como instaladores de linhas telefônicas ou especialistas em redes de computadores. Verifique também se as áreas comuns são cobertas, como a área de recepção, lobby e espaços de armazenamento.
Negocie com a empresa de mudanças
A contratação de empresas de mudanças é uma das tarefas mais importantes na mudança comercial. Como qualquer mudança de residência, é importante garantir que a empresa seja confiável e que você esteja recebendo o melhor serviço conforme contratação. Faça sua pesquisa, faça as perguntas e peça à empresa que procure seu escritório para avaliar sua mudança.
